Kako kompanija sa oko 60 zaposlenih vodi poslovanje kroz BizOffice

Jedanaest godina razvoja promenilo je BizOffice iz internog alata u povezan poslovni sistem. Najvažniji test nije bio broj funkcionalnosti, već da li vlasnik može da dobije odgovore o firmi bez obilaska pet sistema i četiri osobe.

Problem nije bio nedostatak softvera. Problem je bio nedostatak jedne slike firme.

Osnivač BizOffice-a prethodno je radio na CRM implementacijama i ERP razvoju. Kada je pokrenuo sopstvenu IT kompaniju, nije želeo da finansije budu u jednom sistemu, zaposleni u drugom, projekti u trećem, a ključne informacije u Excelu.

Šta management proverava u svakodnevnom radu?

Prethodni dan na računima: šta je ušlo, šta je izašlo, ko je platio i kakvo je stanje. Zatim odsustva, stanje projekata, novi realizovani sati, dospela potraživanja, timovi i aktuelne sales aktivnosti. Poenta nije dashboard radi dashboard-a, već da pitanja koja se svakodnevno ponavljaju imaju mesto na kome se odgovori već nalaze.

Od sati do ekonomike projekta

Projekat može imati više timova. Timovi procenjuju rad, zaposleni evidentiraju aktivnosti, a sistem poredi planirane i stvarne sate. Interni trošak zaposlenog po satu koristi se da stvarni rad pretvori u labor cost projekta.

Faktura nije kraj procesa

Ugovor i projekat vode ka fakturi, faktura ka SEF procesu i dospeću, a bankovni izvod potvrđuje stvarnu uplatu. Izvodi koji stignu emailom mogu da se preuzmu i parsiraju, a transakcije se automatski povezuju sa poznatim poslovnim događajima kada je match moguć. Neprepoznate stavke ostaju označene za ručnu proveru.

HR master i svakodnevni employee workspace imaju različite uloge

BizOffice čuva administrativni employee 360: ugovore, pozicije, odsustva, plate i bonuse, dokumenta, prisustvo i opremu. HR Mate je employee-facing sloj za dolazak/odlazak, aktivnosti, projekte, odsustva i lične izveštaje. Podaci se vraćaju u BizOffice i postaju deo projektne i management slike.

Šest lekcija iz stvarnog korišćenja

Najvredniji podaci su povezani podaci. Profitabilnost mora da se vidi pre završetka projekta. Naplata je deo komercijalnog procesa. Role i dozvole postaju kritične kako firma raste. Migracija mora biti praktična. I na kraju — software dobija vrednost tek kada postane deo svakodnevne management rutine.

Kompanija koja je razvila BizOffice nije prešla u njega prvog dana. Migracija sopstvenog poslovanja urađena je tek nakon više godina razvoja, što je proizvodu dalo iskustvo sa realnim prelaskom iz postojećih evidencija i procesa.