Folderi rešavaju skladištenje. Poslovni DMS treba da rešava kontekst: šta je dokument, koja je verzija, sa čim je povezan i ko treba da ga vidi.
Folder odgovara na pitanje „gde?“, ali ne i „zašto?“
U rastućoj firmi isti klijent može imati ponude, ugovore, anekse, projektnu dokumentaciju, fakture i HR ili compliance priloge. Ako je jedini model organizacije folder, kontekst se oslanja na disciplinu imenovanja i pamćenje ljudi.
Dokument treba da ima poslovni kontekst
Kategorija, datum, vlasnik, povezani klijent, projekat ili druga poslovna relacija pretvaraju fajl u podatak koji sistem može da pronađe i prikaže na pravom mestu.
Verzije i sadržajna pretraga smanjuju haos
Kada dokument prolazi kroz izmene, verzionisanje pomaže da se zna šta je aktuelno. Sadržajna pretraga dodatno smanjuje zavisnost od tačnog naziva fajla.
Najveća vrednost je veza sa procesom
U BizOffice DMS logici dokumenti imaju kategorije, relacije, sadržajnu pretragu i verzije. Dokument može biti vezan za projekat ili drugi poslovni entitet, pa se ne posmatra izolovano.
Dokument nije destinacija
Ugovor treba da bude uz klijenta. Projektni dokument uz projekat. Employee dokument uz zaposlenog. DMS postaje vredniji kada prati strukturu poslovanja.
Najčešća pitanja
Šta znači DMS?
Document Management System — sistem za organizaciju, pretragu, verzionisanje i upravljanje poslovnim dokumentima.
Da li je cloud folder isto što i DMS?
Ne nužno. Cloud storage odlično čuva fajlove; DMS dodaje poslovni kontekst, metadata, relacije, verzije i pravila pristupa.
Da li dokumenti mogu biti povezani sa projektima?
Da, to je jedan od važnih principa BizOffice DMS pristupa.
Zašto su verzije važne?
Da bi tim znao koja verzija je aktuelna i imao jasniji trag promena dokumenta.