Problem naplate potraživanja nije samo u tome što kupac kasni. Problem nastaje kada firma nema jedan pouzdan pregled šta je fakturisano, šta je dospelo, šta je delimično plaćeno i koji novac je stvarno stigao na račun.
Počnite od jednog pregleda otvorenih potraživanja
Za svaki račun potrebno je znati klijenta, iznos, datum izdavanja, datum dospeća, koliko je do sada plaćeno i koliko je ostalo otvoreno. Kada su ti podaci razbacani između programa za fakture, banke i Excel-a, naplata postaje ručni posao.
Razlikujte izdato, dospelo, delimično plaćeno i plaćeno
Jedan status „nije plaćeno“ nije dovoljan. Faktura koja dospeva za deset dana nije isti problem kao faktura koja kasni 45 dana. Isto tako, delimična uplata mora da umanji otvoreno potraživanje bez gubitka istorije.
Najveći ručni posao je često proveravanje banke
Ako finansije svakog dana otvaraju e-banking i ručno traže kojoj fakturi pripada svaka uplata, podaci o naplati kasne za stvarnim stanjem.
BizOffice automatizuje deo ovog procesa: bankovni izvod može da se preuzme i obradi, a sistem pokušava da prepozna prirodu transakcije i poveže uplatu sa odgovarajućom fakturom. Kada nema dovoljno podataka za pouzdano povezivanje, stavka ostaje označena za ručnu proveru.
Cilj nije samo automatizacija knjiženja
Cilj je da management što pre vidi realno stanje: ko je platio, ko duguje i koliko je novca stvarno naplaćeno.
Kako odrediti prioritet naplate?
Otvorena potraživanja treba posmatrati najmanje kroz iznos, broj dana kašnjenja i važnost klijenta. Velika faktura koja ozbiljno kasni zaslužuje drugačiju reakciju od malog iznosa koji je tek dospeo.
Customer/supplier kartice i pregled otvorenih stavki pomažu da se istorija odnosa ne svodi na jednu fakturu. Za CEO pregled, informacije o potraživanjima treba povezati sa poslovnom analitikom i stanjem cash-a.
Naplata je poslednji korak prodaje
Prodaja nije završena kada je ponuda prihvaćena, niti kada je faktura izdata. Iz ugla novčanog toka, proces je završen kada je posao naplaćen. Zato BizOffice povezuje prodajni proces, fakturisanje i bankovne uplate u širi poslovni lifecycle.
Najčešća pitanja
Kako pratiti naplatu potraživanja?
Vodite pregled svih otvorenih faktura sa datumom dospeća, plaćenim i preostalim iznosom, danima kašnjenja i istorijom uplata po klijentu.
Kako se vodi delimično plaćena faktura?
Delimična uplata treba da bude povezana sa fakturom, dok preostali iznos ostaje otvoren za dalju naplatu.
Može li BizOffice automatski povezati bankovnu uplatu sa fakturom?
BizOffice obrađuje bankovne izvode i pokušava da prepozna i poveže transakcije. Stavke koje nisu pouzdano prepoznate ostaju za ručnu proveru.
Zašto je naplata važna za management?
Zato što fakturisani prihod nije isto što i novac na računu. Pregled naplate daje realniju sliku cash flow-a i rizika kupaca koji kasne.