Project management i upravljanje profitabilnošću projekta nisu ista stvar. Prvi se bavi organizacijom isporuke: zadacima, rokovima i napretkom. Drugi odgovara na pitanje da li se posao koji isporučujete zaista isplati.
Project management meri isporuku. Profitability management meri ekonomiku.
Klasičan project management sistem može veoma dobro da pokaže koje su aktivnosti otvorene, ko je odgovoran, šta kasni i koliko je projekta završeno. Ali status „Done“ ne govori da li je projekat bio profitabilan.
Ako je tim potrošio 220 sati više od plana, projekat može biti operativno završen, a finansijski znatno slabiji nego što je očekivano.
Za profitabilnost projekta trebaju četiri grupe podataka
1. Komercijalni model
Vrednost ugovora ili budžet, valuta, način obračuna, recurring ili jednokratni prihod i eventualna ograničenja projekta.
2. Plan rada
Procena sati po timu ili ulozi, očekivani period rada i plan resursa.
3. Stvarna realizacija
Sati koje su zaposleni zaista prijavili kroz aktivnosti i projekte.
4. Trošak
Interni trošak sata zaposlenih i ostali direktni troškovi projekta. Tek kada se ova četiri sloja spoje, moguće je realno pratiti marginu.
Zašto delivery i finansije moraju da budu povezani?
U service company modelu, projekat počinje mnogo pre prvog taska. Pre njega postoje lead, ponuda i ugovor. Posle delivery-ja dolaze faktura, SEF, uplata i analiza rezultata.
Kada su ovi podaci povezani, management ne mora da čeka kraj projekta da bi video da li budžet ili sati počinju da odstupaju od plana.
Najvažniji signal nije procenat završenosti
Projekat može biti 60% završen, a već potrošiti 85% planiranih sati. To je mnogo važniji signal od samog statusa aktivnosti jer pokazuje da trenutni tempo može da ugrozi marginu pre završetka.
Da li treba da zamenite Jira, Asana ili ClickUp?
Ne nužno. Ako je tim zadovoljan specijalizovanim task management alatom, on može ostati deo delivery procesa. BizOffice se fokusira na business stranu projekta: klijenta, ugovor, timove, sate, budžet, trošak, fakturisanje i profitabilnost projekta.
Važno je da management na kraju ima jednu sliku poslovnog rezultata bez ručnog spajanja task sistema, timesheet-a i finansijskih tabela.
Najčešća pitanja
Da li project management i profitabilnost projekta znače isto?
Ne. Project management prati organizaciju i isporuku rada, dok profitabilnost povezuje prihod, stvarne sate i troškove projekta.
Koji podatak je najvažniji za praćenje projektne marže?
Potrebni su prihod ili budžet, stvarno utrošeni sati, interni trošak rada i ostali direktni troškovi.
Da li profitabilnost treba računati tek na kraju projekta?
Ne. Korisnije je pratiti je tokom projekta kako bi management mogao da reaguje na odstupanje sati i troškova pre nego što posao bude završen.
Da li BizOffice može da radi uz postojeći project management alat?
Da. BizOffice ne mora da zameni specijalizovani task management; njegov fokus je povezivanje komercijalnih, people, delivery i finansijskih podataka projekta.